Come far ripartire alla grande un processo di ottimizzazione della logistica andato male

Come far ripartire alla grande un processo di ottimizzazione della logistica andato male

Non so se è capitato anche a te, ma io quando devo iniziare una dieta o mettermi a fare sport seguo quasi sempre questo andamento:

  • Mi metto in testa che devo rimettermi in forma e soprattutto cominciare a curare la mia salute
  • Parto la prima settimana carico come un guerriero spartano (Leonida sarebbe fiero di me)
  • Compro il vestiario sportivo da fare invidia a Michael Jordan, ipad con la musica giusta, inizio la dieta, mangio in orari precisi
  • Iscrizione annuale in palestra
  • Corsa come se non ci fosse un domani

 

E sai cosa succede? Per i primi 3 giorni funziona tutto alla grande…

Passati i primi giorni cominciano ad arrivare le prime scuse: “massì oggi sono stanco, vado domani”, “va bè uno sgarro non rovina la dieta”, “che brutto tempo, andrò a correre domani” e così via…

E sai cosa succede a questo punto? Domani diventa l’anno dopo, più o meno nello stesso periodo dell’anno e sicuramente con gli stessi risultati.

3 giorni alla Rocky, 362 alla Poli

In pratica 3 giorni alla Rocky, 362 alla Poli (l’amico brontolone e molto fuori forma di Rocky). E così via, in un continuo “corso e ricorso storico”, come direbbe il filosofo nostrano di qualche secolo fa, Giambattista Vico.

In realtà, ho scoperto qualche anno fa che non sono particolarmente strano e inabile allo sport solo io, infatti questo è un meccanismo proprio dell’animo umano. Si tratta di rimanere legati alle abitudini che abbiamo anche se sono dannose. Ecco perché sostituirle con delle nuove, anche se salutari e logiche abitudini è così dura.

È un meccanismo umano anche quello di preferire la gratificazione immediata, anche se modesta, ad un grande beneficio però spostato in là nel tempo.

Hai presente quando vuoi metterti a dieta, sai che ti farà benissimo e che sarai molto più felice in forma, ma vedi nella vetrina di una gelateria un bel gelatone gigante cioccolata e panna montata?

Sarà più probabile che vinca il beneficio a medio/lungo termine o quella bella coppa di gelato che ti sta salutando dalla vetrina?

Sto banalizzando concetti complessi, scherzandoci un po’ su perché mi serve portare delle teorie complesse nella realtà pratica di tutti i giorni.

Ma perché caspita ti sto raccontando di queste disavventure in un blog che parla di logistica di magazzino?

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Succede ogni giorno anche nel tuo magazzino

Perché queste cose, succedono esattamente anche nel nostro settore. Il mio lavoro infatti è quello di gestire il servizio logistico nei magazzini dei nostri clienti. E nel corso degli anni, ho SEMPRE visto succedere uno strano fenomeno. SEMPRE.

Quando un’azienda decide di migliorare la sua funzione logistica, cioè limitatamente al mio ambito, il come viene svolto il servizio logistico endo-aziendale (cioè all’interno dell’azienda), lo fa con le migliori intenzioni.
Sia che decida di passare dal personale dipendente a personale esterno, sia che decida di cambiare il proprio fornitore, lo fa sempre con una volontà precisa di migliorare il livello di servizio che sta offrendo. Oppure con la volontà di mantenere il livello di servizio attuale ottimizzando i costi.

Vuoi spendere di più per perdere clienti?

Finora, ma nella vita tutto è possibile, non ho mai visto nessun imprenditore volere spendere di più per perdere i propri clienti. Eppure, anche quando un’azienda fa tutti i passaggi correttamente, sceglie un fornitore adeguato, ha una strategia chiara, ad un certo punto del processo succede sempre qualcosa che sembra dare torto alla scelta fatta.

Pensaci…
Più o meno, l’iter è questo:

  1. si parte con il processo, animati da una strategia e da scelte condivisibili, che verosimilmente per le conoscenze degli incaricati nel processo dall’azienda, porteranno a dei benefici a medio/lungo periodo
  2. all’inizio, al netto di tutte le difficoltà iniziali legate al processo, le cose procedono più o meno spedite
  3. dopo qualche mese, tutto sembra rallentare e anzi, peggiorare rispetto alla situazione iniziale

 

Ed è a questo punto, si decide il destino della scelta dell’azienda…

Si può passare questa fase e cominciare a riprendere la marcia, o tutto il progetto se ne va diluendo il suo scopo o trasformandosi in una cosa informe e presto o tardi fallimentare.

Perché succede questo?

Queste le cause principali:

  • l’azienda è partita con delle aspettative sbagliate. Ad esempio si può pensare di risparmiare in modo irrealistico i costi della logistica, scontrandosi poi con la realtà pratica dove nessuno regala nulla e un buon servizio costa il giusto, senza scorciatoie o “furberie” che tengano
  • il fornitore scelto per gestire il servizio logistico non è all’altezza e non ha considerato tutte le complessità dell’appalto
  • il contratto di appalto è stato costruito male, danneggiando sia l’azienda che il fornitore
  • il personale non ha i requisiti per svolgere il proprio lavoro al meglio
  • si è trascurato il TCO, cioè il costo totale dell’appalto
  • ecc…

Ma adesso ti dico un’altro dei motivi che ho imparato nella mia esperienza e che praticamente quasi tutti sottovalutano:

NON SI È CONSIDERATA E PREPARATA QUELLA CHE HO DEFINITO FASE DI ASSESTAMENTO.

È quel momento in cui le vecchie abitudini del personale, del fornitore o anche dell’imprenditore tornano a galla dopo l’entusiasmo iniziale dell’avvio del nuovo processo.

Mettiti il cuore in pace, perché succederà sempre, ma nonostante sia una cosa fisiologica, non ho mai visto un fornitore o consulente mettere in guardia l’imprenditore che dopo qualche mese, come per magia nera, quello che ha progettato si bloccherà.

Per non conoscenza o paura di “raffreddare” la scelta dell’imprenditore, ingolositi dall’appalto. Ma dato che io sono pignolo e analitico di natura, vado contro i miei interessi e te la dico per come è nella realtà.

Il lupo perde il pelo ma non il vizio…

Un paio di esempi su come vanno le cose:

  • il personale dipendente, che lavora da te da anni, deve cambiare delle abitudini per migliorare la sua produttività. Magari adottare delle nuove procedure di lavoro o usare una nuova tecnologia.
  • dopo i primi momenti in cui lo farà, stai certo che anche senza volerlo comincerà a brontolare o a bloccare in modo diretto le novità. Magari poi le mette in pratica, ma non le farà rendere al 100% del tuo investimento. Se spendi 100 e ottieni, dopo aver vinto le resistenze, 40, non ti fa piacere.

 

O può essere che hai cambiato appalto. Prima gestiva il magazzino una cooperativa di facchinaggio con del personale, poi la cambi e quella che arriva assorbe in parte il vecchio personale. Dopo qualche tempo stai certo che anche se cambia la cooperativa, il vecchio personale tornerà alle vecchie abitudini.

E così via…

C’è modo di evitare che questo accada nella tua azienda?

Se ti dicessi di sì, ti direi una balla.
Se il cambiamento si basa su una strategia corretta, va a migliorare l’efficienza della funzione logistica e segue i passaggi con la necessaria gradualità, SICURAMENTE ANDRA’ A SOSTITUIRE UN MODO DI LAVORARE O DEI PROCESSI NON EFFICIENTI CON ALTRI PIU’EFFICIENTI.

E per riuscirci dovranno essere sostituite delle abitudini o del personale con nuove abitudini e nuove figure.

Le vecchie abitudini dopo essere state tramortite un pochino all’inizio dal cambiamento, ben presto torneranno alla carica, cercando con le unghie e con i denti di opporsi al cambiamento.

Qual è soluzione? Hai presente quando ti raccontavo delle mie disavventure con la dieta e con lo sport?

Ti dirò che dopo anni sono riuscito a risolverle trovando un istruttore sportivo con la necessaria preparazione e capace di darmi la giusta motivazione e impegno nel riuscire, aiutandomi ad avere le gratificazioni immediate per tenermi “sul pezzo”, ma allo stesso tempo dosando il gas quando vedeva che mi “scaricavo”, riportandomi all’obiettivo.

Spezza l’obiettivo in sotto-obiettivi

Spezzando l’obiettivo finale in tanti sotto-obiettivi mensili, con verifiche e “premi” nel caso li avessi raggiunti.
Sapeva che io dopo qualche giorno sarei crollato, ma nella sua strategia AVEVA PREVISTO PRIMA DI FARMI PARTIRE QUESTO STALLO.

Me lo aveva detto, mi ha preparato e si è preparato le necessarie contromisure per bloccare il ritorno delle mie vecchie abitudini. Finché le nuove abitudini positive si sono installata nella mia mente e nel mio corpo, ha spinto sull’acceleratore nel modo corretto. Mano a mano che cambiavo le vecchie abitudini con le nuove, ha tolto il piede dal gas, ma sempre attento a rimettermi in carreggiata quando mi rilassavo.

Ormai è quasi un anno che seguo questo stile di vita, nonostante il mio lavoro mi impegni per moltissime ore al giorno (spesso più di 16/18). Con le dovute differenze, la fase di assestamento, va prevista, preparata e gestita prima. E questo è compito del fornitore del servizio logistico, non può esserne padrone l’azienda perché non l’ha mai vissuta prima. Mentre il fornitore, se è serio e specializzato, ne ha già viste e risolte parecchio.

Puoi anche chiederglielo direttamente, non ti costa nulla e ti mostra se davanti hai gente seria o improvvisati:

“Mi scusi, quale strategia avete impostato per superare la fisiologica fase di assestamento in questo processo?”

Se la risposta sono sguardi nel vuoto modello cagnolone bastonato, ti assicuro che non presagiscono niente di buono all’orizzonte, mentre un bel foglio A3 con tutte le contromisure previste per dare il giusto “gas” nel momento di stallo, ti possono mettere tranquillo.

Poi nella vita non si sa mai, “futuro incerto e felicità a momenti” come diceva il cantante Tonino Carotone nel ’98, ma se davanti ho una strategia chiara sono più tranquillo.

E l’azienda deve averla ben presente, perché se è preparata ed è stata fornita delle necessarie contromisure, può superare questa fase senza grossi problemi per poi ripartire alla grande nel processo.

Ti ho solo introdotto un argomento importante in modo leggero, è un tema vitale, ma quasi sempre sottovalutato. Nei prossimi articoli lo approfondirò per bene in modo pratico, dandoti delle case history ed esempi concreti su come gestirlo e affrontarlo.

Nel corso degli anni ho imparato a gestire questa fase all’interno del sistema di lavoro LogisticaZERO, formando i nostri clienti e preparandoli PRIMA in modo adeguato.

Perché poi, quando le vecchie abitudini tornano a galla, l’azienda deve decidere e per farlo deve avere le giuste conoscenze e strumenti in mano. E il compito del fornitore è metterle a disposizione. Viene pagato per questo.

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Lavoro nella logistica dal 1996. Autore del libro "Odissea nella Logistica. Guida pratica per l'imprenditore" . Sapevi che è possibile ridurre i costi logistici in media dal 10 al 18%, entro 3 mesi con alcune azioni precise? E migliorare il servizio per i tuoi clienti. Chiedimi come
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