Logistica di magazzino: come valutare un preventivo evitando le trappole

Come capire quale cooperativa costa meno [evitando la trappola dei preventivi]

costo fornitori

Come capire quale cooperativa costa meno [evitando la trappola dei preventivi]

N.B. in questo articolo troverai il modello metrico per paragonare i costi REALI delle varie cooperative per gestire la logistica nel tuo magazzino. Uno strumento che ti permetterà di paragonare oggettivamente il valore dei preventivi che ricevi.

Ogni azienda fa comparazioni sul prezzo, immagino sia successo anche a te valutando le diverse offerte ricevute dai fornitori.
Se ci pensi, l’obiettivo di un’azienda (di solito) è quello di ottenere il miglior risultato al minor costo economico possibile e di risorse impiegate.

Aggiungo io, in maniera molto terra terra, anche con il minor numero di fastidi e rotture di scatole possibili (perché risolvere problemi e seccature costa sempre soldi, tempo e risorse).

In ogni caso, il metodo classico per valutare fornitori, specie in quelle aree che si ritiene richiedano meno professionalità, è quello di comparare il prezzo.
E i vari prezzi si possono trovare nei preventivi forniti con grande entusiasmo dai vari fornitori.

Cosa succede? Chi fa il prezzo più basso viene solitamente scelto.

Una sorta di “speed date” con i vari fornitori di preventivi – come li chiamo io – e passa la paura.

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Dicono di noi:

"Ti confesso che sono da vent'anni nel settore della logistica e poche volte ho incontrato persone così innamorate, competenti e dirette. A memoria  nessun fornitore mi ha messo di fronte ad evidenze e strumenti simili" IngE. Nicoletti - Dir. Logistico

"Raramente ho trovato (e con il mio lavoro ne ho incontrate tante) persone competenti ed appassionate del proprio ruolo come Lei" Avv. M.Bachini - Giuslaburista


In questo blog ti parlo nello specifico di cooperative di facchinaggio che operano nella logistica di magazzino, un settore che non fa eccezione a queste vere e proprie “gare” di preventivi dove vince il preventivo con la cifra più bassa.

Non a caso nel pubblico si chiamano gare di appalto, dove vince chi applica il massimo ribasso (non tutti gli appalti vengono vinti con questo criterio, ma consentimi di semplificare per rendere meno pesante questo argomento).

Quindi chi costa meno, di solito vince. Con qualche variante, si capisce, e qualche titolo che dia all’azienda un minimo di garanzia: di solito una struttura di qualche centinaio di soci lavoratori, qualche referenza nello stesso settore merceologico dell’azienda e un minimo di storicità.

DIETRO LE QUINTE, COME VENGONO FATTI QUESTI PREVENTIVI?

Allora sfatiamo subito un mito: quando qualcuna di queste cooperative di facchinaggio ti porta un preventivo, nel 90% è solamente un prezziario prestampato. Chi lo ha realizzato non ha alcun interesse ad approfondire le specificità della tua azienda, le esigenze e i bisogni reali. Anche se lavora già in settori simili il suo sforzo è stato quello di fare un copia e incolla con le quotazioni standard.

Fai questo test

Non mi credi? Allora ti consiglio di fare un test se ne hai la possibilità:
prova a farli contattare da un collega di un’altra azienda con cui se in buoni rapporti e vedere come gestiscono quella trattativa e il preventivo che fanno.

Vedrai che è esattamente lo stesso che hanno fatto per la tua azienda. Stessa scena. Stesso preventivo prestampato tirato fuori per magia dalla valigetta. Anche se la tua azienda fa microchip che vendi a Google e l’azienda del collega fa sottaceti.

Alcune cooperative più evolute invece fanno delle analisi prima di partire da cui derivano dei costi. Già meglio, ma queste analisi di solito hanno un problema: sono veramente applicabili? I costi saranno quelli reali? Chi te lo può assicurare? I tempi saranno rispettati?

A parole te lo garantiranno. E lo fanno anche in buona fede, non si tratta dei cialtroni che abbiamo visto prima, quelli che io chiamo “i preventivatori pazzi” . Ma uno dei problemi che ho riscontrato con queste analisi è che vengono fatte da consulenti esterni che non conoscono davvero i meccanismi e si ritrovano a sbattere contro il muro della realtà di tutti i giorni (ne parlerò più nel dettaglio nei prossimi articoli).

Sicuramente è meglio avvalersi di questi strumenti piuttosto che dei “preventivatori pazzi”, ma in ogni caso i costi che la tua azienda sostiene sono ancora molto legati alle circostanze e alla fortuna. Ti ritrovi in quello che ti sto dicendo?

Fai anche tu questo errore?

Quando parliamo di magazzino, e del personale che eroga il servizio di logistica, è un luogo comune pensare ad un lavoro di bassa professionalità.

Un magazziniere molto spesso è una persona che non ha voluto o avuto la possibilità di continuare gli studi e ha scelto un lavoro manuale. Questo porta l’azienda a sottovalutare le abilità richieste per svolgere questo lavoro.

Anche per questo un’azienda quando ricerca un fornitore di servizi di logistica (la cooperativa di facchinaggio) è portata a orientarsi sul prezzo più basso, non dando valore alle competenze necessarie per svolgere questo lavoro.

Con dei picchi di originalità, cioè dei responsabili uffici acquisti che dicono loro stessi alla cooperativa la tariffa da applicare “perché sanno quanto costa il personale” e ti assicuro che questi casi sono meno rari di quello che si può pensare.

Quando mi capita di parlare con qualche responsabile di cooperativa, mi dicono sempre più o meno la stessa cosa:

“I clienti pagano poco, vogliono solo il prezzo più basso. Alle aziende non interessa altro che spendere sempre meno e spremerci.”

Ogni azienda dovrebbe risparmiare

Ora, ti sembrerà un po’ strano e inusuale, ma io sono perfettamente d’accordo con le aziende che vogliono spendere poco. Se un’azienda decide di terziarizzare la logistica interna lo fa per risparmiare sui costi, oltre che per avere maggiore flessibilità e una maggiore semplicità di gestione dei processi interni (e quindi la possibilità di concentrarsi sui propri reparti strategici). Non ci sono altre ragioni nascoste dietro ad un processo di terziarizzazione.

E aggiungo, non ha alcun motivo per pagare “caro” uno dei tanti fornitori di personale da magazzino, senza effettive professionalità. Parlo dei tanti fornitori, tutti più o meno uguali che si vantano di fare “di tutto e di più”, ma privi di reali competenze.

Per la mia esperienza pregressa in un’importante azienda privata, se devo scegliere, scelgo il meno caro visto che non vedo grosse differenze, a parte come ti dicevo prima un minimo di storicità, il rispetto delle norme di legge (o almeno di quello che posso conoscere) o una struttura più o meno grande (ma quest’aspetto, per un addetto ai lavori, non deve impressionare più di tanto perché dietro a grandi strutture di solito ci sono piccole cooperative a cui viene affidato materialmente l’appalto, quindi è un parametro poco utile).

Infatti i clienti che scelgono LogisticaZERO, scelgono questa soluzione perché è DECISAMENTE MENO CARA rispetto alle classiche cooperative di facchinaggio presenti sul mercato.

Come è possibile?

Si, non sono impazzito: Euro alla mano, LogisticaZERO costa decisamente meno (parlo di 15/20% in meno annuo).

LogisticaZERO, rispetto alle altre cooperative costa decisamente meno:

  • anche se l’altra cooperativa analizzata è sottotariffa
  • anche se fa dei “magheggi” per proporre tariffe orarie fuori mercato

Posso dimostrarti quello che ti sto dicendo? Certamente.

Quando confronti un preventivo con un’altro oltre al prezzo puro, ci sono altri parametri da tenere in considerazione.
Il prezzo è uno, ma concorderai con me che per il buon funzionamento della logistica ci sono altre caratteristiche che l’offerta deve comprendere.

Quali sono questi parametri? Quanto pesano? Quanto incidono nella riuscita dell’appalto?

Te ne riporto alcuni al volo (sono tratti dal materiale di supporto che rilasciamo ai nostri clienti, se vuoi riceverlo scrivimi semplicemente una mail con la richiesta a info@logisticazero.com):

parametri valutazione fornitore logistica

Se provi a chiedere in giro quali siano i parametri più importanti da valutare per un servizio di logistica di magazzino, sentirai le risposte più disparate da parte di cooperative e di aziende.

In realtà non è un argomento di opinione: ci sono alcuni parametri obbligatori che un fornitore deve possedere per erogare un servizio logistico che funzioni.

Potrà cambiare il peso e la sensibilità con cui l’azienda considera i singoli parametri, ma i parametri restano quelli.

Quindi le esigenze di un’azienda alimentare che opera nel mercato nazionale saranno diverse da quelle di un’azienda che che opera nell’automotive.

Te lo spiego in modo pratico:

  • per l’azienda A è importante che il fornitore sia forte su alcuni aspetti (per esempio: abbia del personale che sappia utilizzare strumenti tecnologici di base);
  • per l’azienda B è importante per esempio che il personale che movimenta le merci abbia un tasso di errore particolarmente basso perché quella specifica azienda ha storicamente uno standard di contestazione verso i propri clienti inferiore alla media del suo mercato di riferimento.

Ma tutte e due le aziende avranno bisogno di gente che sappia usare almeno a livello base un minimo di tecnologia (perché anche se al momento dell’appalto tutte le operazioni di picking fossero manuali, nel 2016 un’azienda non può restare vincolata al manuale perché i magazzinieri non sanno accendere un terminale), così come è un requisito fondamentale che il personale che opera nel magazzino non commetta troppi errori, altrimenti l’azienda perderà prima o dopo i propri clienti.

Sei d’accordo con me?

Quindi, posto che ci sono dei parametri oggettivi che un fornitore di logistica deve rispettare, per capire realmente quanto costa, dobbiamo conoscere la sua capacità di rispettare quel parametro, questo ci dirà quanto costa REALMENTE.

Un preventivo che non tenga conto di questo è carta straccia. Numeri che non troveranno riscontro nella realtà.

In 10 minuti puoi trovare il preventivo che ti conviene realmente

Per aiutare i nostri clienti a raffrontare più soluzioni e capire da soli quale è la più vantaggiosa a livello economico, ho elaborato un modello metrico che permette al cliente di fare in una decina di minuti i confronti. Ai bei tempi andati era una simpatica prassi per me farlo direttamente con gli uffici acquisti, carta e penna alla mano.

Negli ultimi anni non ho più la possibilità di farlo direttamente perché il tempo che ho è sempre meno, ma ho creato questo modello di confronto in modo che il cliente lo possa fare da solo.

È contenuto all’interno del nostro kit informativo totalmente gratuito che forniamo ai nostri clienti, puoi riceverlo mandando una mail con i dati della tua azienda ad info@logisticazero.com

DVD logistica zero

Il modello metrico consente di capire QUAL È LA REALE TARIFFA ORARIA DI UNA COOPERATIVA SULLA BASE DEI PARAMETRI CHE SONO DAVVERO IMPORTANTI PER LA TUA AZIENDA.

Con il modello metrico in pochi minuti puoi tranquillamente risparmiare decine di migliaia di euro all’anno. Senza aver il mal di stomaco di quando si sceglie un fornitore inadatto.

Eccoti un esempio ipersemplificato di quello che devi sapere (tratto dal modello metrico).

modello metrico

In automatico questo ipotetico cliente ha i prezzi REALI delle varie soluzioni, ma ha delle sorprese, perché le soluzioni che sulla carta erano migliori si sono rivelate (numeri alla mano) le meno convenienti e questo anche se erano le meno care.

Per farti un esempio pratico qualche giorno fa i responsabili di un’azienda hanno scoperto grazie al modello metrico che in un anno, pur scegliendo la soluzione all’apparenza più economica, spendono oltre 40.000 EURO in più (IN UN SOLO ANNO) rispetto all’utilizzo di LogisticaZERO, tenuto conto dei parametri che interessavano quell’azienda.

Semplicemente quel fornitore aveva un solo parametro buono dimostrabile, il prezzo, ma non aveva alcuna capacità di garantire gli altri.

Ogni valutazione deve essere dimostrata

Infatti una delle caratteristiche più importanti del modello metrico è che ogni valutazione deve poter essere dimostrata. Se per esempio ti dico che grazie ai sistemi interni di LogisticaZERO aumenti la produttività in modo misurabile, ti porto delle statistiche precise a riguardo prese dai nostri clienti, tranquillamente contattabili e firmate.
Se ti dico che i nostri professionisti di magazzino vengono formati in modo misurabile, puoi venire quando vuoi durante le nostre giornate di formazione interna e prendere i dati sull’aumento delle performance cliente per cliente. E così via.

E visto che non parliamo di un appalto enorme, ma di una gestione che può essere fatta da poche persone, l’impatto è notevole per quel cliente.
Parliamo di poco più del 17,5% di spese superflue sul costo dell’appalto che ogni anno sostiene rispetto all’utilizzo di un sistema più performante.

Avevano scelto quella cooperativa 5 anni fa, quindi avevano già buttato 200.000€ senza alcun ritorno.

Alla 5a volta che il responsabile dell’ufficio acquisti, il responsabile della logistica e l’imprenditore rifacevano i calcoli perché non ci credevano (le valutazioni le avevano inserite loro, infatti il modello viene fornito in bianco e contiene solo le formule e i parametri spiegati), mi hanno detto chiamato increduli dicendo:

“Giarola… ma quanti soldi abbiamo buttato via in questi anni? Con quei soldi potevamo fare…”

“Ma caspita, pensavamo di aver scelto una cooperativa onesta! Come può essere?”

“Ma se voi costate di più, come fate a costare di meno?”

Ecco la mia risposta (divertita, perché è una scena che vedo abbastanza spesso):

ha ragione ingegnere, il nostro costo guardando i numeri grezzi su un anno è molto più alto rispetto a questa cooperativa, non ci piove
e ha ragione anche a dirmi che quella cooperativa non è disonesta, cercano di fare il loro lavoro come hanno sempre fatto, ma ingegnere, porti pazienza, lei mi dice che per la sua azienda sono importanti questi parametri X,Y,Z
e mi indica che quella cooperativa, SU QUELLE COSE CHE PER LEI SONO INDISPENSABILI, non sa dare quasi nessuna risposta.

Il costo di queste mancanze per la sua azienda diventa facilmente calcolabile.
Le ho fornito un modello decisionale, è carta non la realtà e su questo siamo d’accordo. Infatti proviamo a ragionarci assieme sopra: è d’accordo con me che se X viene fatto male (e mi sembra di capire che viene fatto male dalle sue valutazioni) i suoi clienti contesteranno di più? Quanto le costa questo in un anno? e in 5 anni? È sicuro che alcuni di questi clienti non andranno alla concorrenza all’ennesimo errore di questa cooperativa, che il suo responsabile della logistica mi sta dicendo è sicuro che si ripeterà?

È d’accordo con me che se Y viene fatto male, lei rischia delle sanzioni almeno di qualche decina di migliaia di euro più il danno di immagine? Me lo ha indicato lei che questo parametro è molto importante! E così via…
lei ha fatto da solo i conteggi: all’anno con LogisticaZERO spenderebbe in più 88.000€. Una bella cifretta! Eppure grazie al nostro sistema di lavoro lei non andrebbe più a buttare ogni anno 123.340€ di sprechi. E questo secondo i suoi stessi conti. Le darebbe fastidio ingegnere non dover più buttare questa cifra ogni anno?

*ovviamente con questo imprenditore eravamo in un clima di confidenza e reciproca stima, in pochi anni ha fatto cose veramente fantastiche, da cui posso solo imparare. Ma nella scelta della cooperativa poteva decisamente essere consigliato meglio, non ci piove.

“Giarola, ho capito. Mi perdonerà se l’idea di aver buttato in 5 anni 200.000€ mi mette un po’ di malumore… Venga qua che ne parliamo meglio dai…”

Ti ho mostrato questo esempio perché è leggero e simpatico per capire cosa intendo.

Ci possono essere casi più complessi e il modello metrico serve proprio per fornire a chi deve guardare “i conti” i costi reali, non le buffonate da avanspettacolo che purtroppo ancora troppo spesso vedo in giro.

La cooperativa che abbiamo visto sopra era in ogni caso discreta,non erano dei campioni ma (danno economico a parte) non sarebbe morto nessuno se quel cliente non se ne fosse accorto.

La realtà è amara e i conti li paghi tu

Ma ahimè nel mondo delle cooperative succedono cose ben peggiori.
Ho visto veramente commerciali impresentabili di qualche cooperativa con un’arroganza e totale mancanza di senso del reale, buttare cifre a caso.

Preventivi bassi in modi veramente fantasiosi, e veri e propri “prezziari” del personale tirati fuori con nonchalance da questi signori che arrivavano agli appuntamenti con lussuose fuoriserie.

Tutto fuori da ogni legge e regola, e a fine anno all’azienda scegliere questi fenomeni costa. Ma tanto, specie in termini economici, in euro. Non scomodo la morale o la “lotta alle false cooperative”.

Questi discorsi li lascio a politici e funzionari. A me interessa far risparmiare per davvero i nostri clienti e renderli soddisfatti del nostro servizio.

Scegliere questi “preventivatori pazzi” è antieconomico e grazie al modello metrico puoi facilmente vedere quanto. Altro che cooperative a basso costo, questi signori spennano letteralmente i propri clienti.

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Dr. Luca Giarola, creatore AppaltoSicuro- autore del libro 2019 Odissea nella Logistica

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Lavoro nella logistica dal 1996. Autore del libro "Odissea nella Logistica. Guida pratica per l'imprenditore" . Sapevi che è possibile ridurre i costi logistici in media dal 10 al 18%, entro 3 mesi con alcune azioni precise? E migliorare il servizio per i tuoi clienti. Chiedimi come
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