Logistica di magazzino: come gestire i picchi di lavoro imprevisti [evitando di perdere clienti]

picchi di lavoro imprevisti

Logistica di magazzino: come gestire i picchi di lavoro imprevisti [evitando di perdere clienti]

N.B. Se sei un imprenditore sai perfettamente che in azienda non sempre fila tutto liscio. A volte però nei magazzini di logistica si tende a sottovalutare le conseguenze che possono derivare da una circostanza di natura eccezionale, come ad esempio un picco di lavoro improvviso, che non viene gestita nel modo corretto. Partendo da un episodio reale che mi è capitato recentemente, e che apparentemente non ha nulla a che fare con la logistica di magazzino, ti mostrerò perché invece è importantissimo essere preparati ad un imprevisto di questo tipo, dandoti dei consigli pratici al riguardo.

Qualche giorno fa mi è capitato di guidare in una giornata di pioggia.

Raramente sono in ufficio dietro ad una scrivania. Per mia fortuna ho dei collaboratori che curano al meglio tutta la parte amministrativa legata alla mia attività, consentendomi di seguire in prima persona ciò che accade all’interno dei magazzini di logistica dei miei clienti.

In una mia giornata tipo:

  • visito i magazzini dei clienti
  • parlo con i nostri operatori sul campo
  • parlo con fornitori e clienti

Per questo trascorro quotidianamente molte ore in auto, soprattutto tra il Veneto e l’Emilia-Romagna.

Quel giorno la mia agenda era particolarmente piena. Dato che non amo far perdere tempo alle persone con le quali ho in programma un incontro di lavoro ero piuttosto contrariato da una serie di rallentamenti che avrebbero potuto farmi ritardare.

In quella circostanza però la pioggia non era particolarmente forte, e la strada era in perfette condizioni. Non c’era nulla che giustificasse un blocco della circolazione. Invece ho assistito ad una serie di comportamenti irrazionali, come:

  • frenate brusche e improvvise da parte di chi mi precedeva senza che ci fosse alcun ostacolo
  • persone che ritardavano la ripartenza da uno stop o l’immissione in una rotonda nonostante la strada fosse libera
  • persone che, al contrario, effettuavano ripartenze o immissioni azzardate o che, dopo aver iniziato una manovra, avevano
  • un’indecisione e si bloccavano in mezzo alla carreggiata

Di fronte a un imprevisto siamo portati a commettere sbagli

È tipico, se ci pensi. In situazioni che potenzialmente potrebbero presentare rischi, imprevisti e complicazioni molte persone reagiscono in modo sbagliato, con azioni che non risolvono in alcun modo gli eventuali problemi, ma che invece li aggravano.

Sulla strada questo atteggiamento può causare un incidente.

E in azienda invece quali conseguenze potrebbe avere?

Solo 1 azienda su 5 è in grado di gestire un imprevisto

Ti faccio leggere quello che dice l’articolo Gestione del rischio, solo un quinto delle aziende italiane si protegge dagli imprevisti, pubblicato dal sito Finanzaoperativa.com:

“Le aziende tendono ad essere soggette soprattutto ai seguenti tipi di rischi: interruzione del business per problemi da parte dei fornitori; fallimento nell’innovare/soddisfare le aspettative del cliente; danni reputazionali; cambiamenti legislativi; crisi finanziaria; concorrenza e globalizzazione; rischio credito/disponibilità di capitale; rischio di credito della controparte; rischio liquidità/cash flow; fallimento nell’attrarre/trattenere talenti.”

Per un’azienda saper gestire in modo tempestivo e adeguato un imprevisto è di importanza cruciale.

Nell’ambito dei magazzini di logistica, se si parla di imprevisti, l’eventualità più frequente è quella riguardante la gestione di un picco di lavoro improvviso.

I rischi concreti di un imprevisto per il tuo magazzino

Se non la si affronta nel modo corretto le conseguenze sono:

  • merce consegnata in ritardo
  • merce che viene spedita danneggiata (a causa della frenesia e della poca attenzione con la quale è stata movimentata)

Se si trattasse della tua azienda in entrambe le circostanze dovresti a far fronte a delle contestazioni che ti causerebbero un esborso di denaro (penali per tempistiche non rispettate o per merce su cui gravano delle non conformità) e un danno di immagine (che potrebbe mettere a rischio il rapporto con il cliente).

Come affrontare un picco di lavoro improvviso senza perdere faccia e cliente

Cosa fare quando arriva un picco di lavoro improvviso?

Occorre la presenza di una figura estremamente esperta e qualificata che sia in grado di:

  • saper distinguere tra picchi di lavoro programmati e picchi di lavoro improvvisi
  • attingere ad un pacchetto di risorse aggiuntive e di scegliere quelle più adatte sulla base della tipologia di lavoro, delle
  • competenze richieste e delle esigenze del cliente
  • determinare in modo corretto il numero ESATTO di personale necessario per far fronte ad una specifica situazione
  • eccezionale, evitando di inviare più personale di quello che serve
  • utilizzare strumenti informatici che lo aiutino nelle valutazioni

Deve inoltre possedere la capacità di coordinarsi con gli altri responsabili di magazzino e, nel caso in cui una determinata tipologia di lavoro si verifichi per la prima volta, deve:

  • effettuare sopralluoghi preventivi
  • rilevare eventuali criticità (risolvendole prima che si verifichino)
  • controllare se ci sono particolare rischi per la sicurezza

Queste ad esempio sono le linee guida con le quali operano i nostri preposti di magazzino e i nostri responsabili operativi.

Uno di loro te le illustra nel dettaglio nel breve video che trovi qui sotto.

Come spiega il responsabile operativo nel video che hai appena visto, se ti affidi ad un fornitore di personale in outsourcing quello che non deve MAI accadere è che ti invii più lavoratori di quelli che servono, magari non qualificati e assunti in fretta e furia per l’occasione nel tentativo di “tamponare” l’emergenza.

Un approccio del genere causa solo confusione, rendendo il tuo magazzino caotico e disordinato e favorendo così errori nella movimentazione delle tue merci.

Te lo faccio presente perché prima di diventare un imprenditore ho lavorato per molti anni all’interno dei magazzini di logistica come carrellista (ho iniziato quando ancora frequentavo le superiori), e ti garantisco che si tratta di una situazione che ho visto molto spesso.

Gli imprevisti possono essere controllati… ma solo a certe condizioni

Gestire e “neutralizzare” gli imprevisti è possibile.

A condizione di:

  • identificare PREVENTIVAMENTE le potenziali aree di rischio
  • pensare IN ANTICIPO alle soluzioni degli eventuali problemi che potrebbero verificarsi
  • impiegare personale qualificato e opportunamente formato
  • utilizzare procedure e strumenti che consentano di segnalare tempestivamente le problematiche che si verificano all’interno
  • del magazzino e un confronto rapido tra le figure che hanno compiti organizzativi e di supervisione

Avendo queste cose ben in testa ho creato il sistema LogisticaZERO, che potendo contare su 34 anni di esperienza nel settore della logistica di magazzino è in grado di offrire:

  • l’impiego di personale selezionato altamente specializzato nella logistica di magazzino e selezionato attraverso più step (personale che è quindi in grado di far fronte a situazione problematiche in modo efficiente e non con soluzioni improvvisate)
  • la presenza di un responsabile operativo che, in caso di tipologie di lavoro straordinarie mai eseguite prima, effettua un sopralluogo tempestivo
  • procedure che prevedono un coordinamento tra i vari responsabili operativi per l’individuazione della figura migliore per quella particolare tipologia di lavoro, e un confronto con il responsabile per la sicurezza per prevenire ogni tipo di rischio per il lavoratore
  • l’utilizzo del software proprietario Minuto/Produttività, che consente al responsabile operativo che deve gestire il picco di lavoro improvviso di individuare facilmente le risorse più idonee e di coordinarsi in modo rapido con gli altri responsabili operativi e con il responsabile per la sicurezza

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Lavoro nella logistica dal 1996. Autore del libro "Odissea nella Logistica. Guida pratica per l'imprenditore" . Sapevi che è possibile ridurre i costi logistici in media dal 10 al 18%, entro 3 mesi con alcune azioni precise? E migliorare il servizio per i tuoi clienti. Chiedimi come
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