Ottimizzare il tuo magazzino senza pagare costosi consulenti [leggi come]

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Ottimizzare il tuo magazzino senza pagare costosi consulenti [leggi come]

Il margine di errore consentito alle aziende nel mercato di oggi si riduce sempre di più. Per questo è essenziale disporre di tutte le informazioni utili riguardo ciò che accade all’interno del tuo magazzino di logistica.

In questo articolo, parlandoti dell’opportunità che si è presentata nel magazzino di un mio cliente, ti spiegherò perché per ottenere queste informazioni non occorre rivolgersi a costosi consulenti esterni, ma basta scegliere un fornitore di personale in outsourcing che utilizza un’adeguata metodologia di lavoro.

Fare impresa significa affrontare costantemente nuove sfide

È un concetto che conosci molto bene e che sicuramente avrai sentito ripetere spessissimo, quasi fino allo sfinimento.

Solitamente, chi non si occupa in prima persona della gestione di un’attività economica ma si limita a dare dei giudizi da osservatore esterno, tende a parlare di “sfide” in modo retorico e molto poco concreto, solo per “condire” un’analisi o un articolo di giornale con qualche frase ad effetto.

Chi invece si sporca le mani tutti i giorni, come faccio io dal 1996 e come sono certo fai anche tu, sa bene che le sfide sono qualcosa di reale.

Le sfide sono la realtà di ogni imprenditore

Per un imprenditore affrontare delle nuove sfide significa ad esempio aprirsi a nuovi mercati, affrontare cambiamenti radicali e improvvisi all’interno del proprio business di riferimento, doversi misurare con la mutazione dei gusti e dei bisogni dei propri clienti o dover fronteggiare la concorrenza di nuovi competitor.

Quello che ti ho appena fatto è un piccolo elenco, ma potrebbe essere molto più lungo.

→ Per un fornitore di personale in outsourcing, invece, affrontare delle nuove sfide significa riuscire a fornire al proprio committente il miglior servizio possibile in qualunque circostanza, sempre e comunque.

Le condizioni non sono immutabili né all’interno del mercato né all’interno di un’azienda.

Potrebbe quindi capitare che un fornitore di personale in outsourcing si trovi alle prese con una situazione molto diversa rispetto a quella che c’era all’interno del magazzino di logistica quando è stato originariamente firmato il contratto di appalto.

Un fornitore non si deve solo limitare ad adattarsi alle nuove e impreviste esigenze del cliente (cosa che comunque la quasi totalità delle cooperative generaliste in circolazione non riesce a fare), ma deve essere in grado di assicurargli un supporto costante, fornendogli tutte le informazioni che gli consentano di compiere delle scelte e di prendere delle decisioni corrette.

Il ruolo fondamentale della logistica di magazzino

Per la tua azienda il magazzino di logistica riveste un ruolo fondamentale. Contiene le merci che poi finiranno ai tuoi clienti (contiene cioè ciò per il quale vieni pagato). Dal buon funzionamento del magazzino di logistica dipendono quindi il tuo fatturato, la tua reputazione e la tua immagine.

E un fornitore di personale in outsourcing che non è in grado di capire l’evoluzione che investe la tua attività e l’organizzazione del processo produttivo (intendo dire che non è in grado di comprenderla NELL’ISTANTE STESSO in cui si verifica, non 6 mesi o un anno dopo) NON PUÒ gestire in modo ottimale il tuo magazzino di logistica.

Nella tua azienda la gestione del magazzino è stata esternalizzata?

In questo caso:

  • Il fornitore di personale in outsourcing che è stato scelto è specializzato nella logistica di magazzino oppure è un fornitore di servizi global service (e quindi un generalista privo di esperienza e competenze specifiche)?
  • Utilizza procedure codificate e che in precedenza sono già state testate con successo oppure “improvvisa”?
  • Se utilizza procedure codificate è in grado di modificarle in modo molto rapido se, per qualunque motivo, si rivelino (o diventino) inadeguate?
  • Ha realmente il “polso della situazione”? Se gli chiedi qual è l’andamento del tuo magazzino ti risponde con dei numeri e dei dati precisi oppure con dei vaghi “va abbastanza bene” piuttosto che “c’è qualche problema”?

TI chiedo questo perché, lavorando da molti anni nel settore della logistica di magazzino, ho visto innumerevoli volte come operano le cooperative di facchinaggio generaliste.

La cosa che in assoluto sanno fare meglio è decantare la moltitudine di servizi che offrono (come se fosse una cosa positiva e non un difetto, visto che tradotto vuol dire che fanno MEDIAMENTE MALE un po’ di tutto) e sbandierare i loro “sensazionali” risultati.

Peccato che si tratti di risultati che nessuno è in grado di verificare.

Mi rendo conto che magari potresti non fidarti della mia esperienza personale, per questo ti chiedo:

  • I siti internet delle cooperative di facchinaggio che conosci o con le quali hai avuto a che fare ti dicono chi sono i loro clienti? Ti dicono qual è l’opinione di chi li ha pagati?
  • Quanti di loro tengono traccia di come lavorano attraverso report scritti e servendosi di database informatici?

Se non sai chi sono i loro clienti e se non sai in modo CERTO come lavorano allora la tua esperienza coincide con la mia.

Di solito fornitori di personale in outsourcing di questo tipo fanno fatica a gestire un magazzino in condizioni “normali”, figurarsi quello di un’azienda alle prese con cambiamenti profondi.

Cooperative del genere non hanno né le conoscenze, né gli strumenti né le metodologie di lavoro necessarie per poterti fare, in caso di bisogno, da consulenti.

Scegliendole, bene che ti vada, in una situazione di transizione o di difficoltà verrai completamente lasciato da solo. Con molta più facilità però, oltre ad essere abbandonato a te stesso (lo sottolineo, da qualcuno che paghi), dovrai fare i conti con soldi sprecati, clienti persi e gravi danni di immagine.

Saper spostare la merce non basta

Saper spostare la merce non basta, al tuo magazzino servono dei professionisti di magazzino che siano anche dei consulenti.

Come ti ho mostrato in un mio articolo precedente, per un fornitore di personale in outsourcing che opera nella logistica di magazzino dare al committente il miglior servizio possibile non vuol dire solamente spostare della merce in modo veloce e senza errori, ma implica anche garantirgli una consulenza puntuale e circostanziata.

Siamo perfettamente consapevoli che ci troviamo “a casa tua”, che conosci la tua azienda meglio di chiunque altro e che chi ha l’ultima parola sei TU, ma siamo anche consapevoli che non puoi essere in magazzino tutti i giorni (e la stessa cosa vale per i tuoi collaboratori).

È compito di chi lavora quotidianamente in magazzino segnalarti problemi, potenziali rischi, sprechi e possibili ottimizzazioni. Se un nostro cliente fa qualcosa che può danneggiarlo noi glielo diciamo.

Certo, questo significa che non è possibile collaborare con tutti.

Ci sono imprenditori che non comprendono che ricevere segnalazioni di criticità e suggerimenti precisi su come risolverle è un importantissimo valore aggiunto, e ci sono anche imprenditori a cui non interessa operare nel pieno rispetto delle normative vigenti.

La mia esperienza mi ha portato a dire “no” in alcune situazioni

Io stesso in passato ho interrotto alcune collaborazioni. La prima volta è stata con un cliente della provincia di Verona. Non c’erano le condizioni perché i nostri professionisti di magazzino lavorassero in sicurezza ma, nonostante la cosa fosse stata fatta presente (assieme agli interventi da mettere in atto, di cui ci saremmo fatti carico noi) il cliente non si è dimostrato per nulla sensibile e interessato al problema.

Questo mi ha portato a rinunciare all’appalto.

Erano appena due anni che gestivo la mia cooperativo, e quello è stato a tutti gli effetti un autentico salto nel buio. Come puoi immaginare è stata una rinuncia pesante, anche perché all’epoca non avevo altri appalti sicuri.

Non ero però disposto a mettere a rischio l’incolumità o, ancora peggio, la vita delle persone.

Inoltre, da sempre, ritengo che un’azienda o una società di qualunque tipo che offre un servizio sul mercato durante il proprio percorso deve affrontare delle sfide (e se leggi abitualmente il mio blog in più di un’occasione ti ho parlato di alcune delle sfide che ho dovuto affrontare io).

A distanza di anni posso dire che all’epoca ho preso la decisione giusta, e che quella sfida è stata vinta. Si era trattato di un salto nel buio per certi versi simile a quello che ho deciso di intraprendere ora.

Da qualche mese infatti ci siamo impegnati a supportare un nostro cliente di Modena che ha scelto di rivoluzionare completamente il suo business.

Facendoci carico di questa sfida siamo dovuti andare molto al di là rispetto al nostro settore di competenza abituale, che è quello di fornire dei professionisti specializzati nella logistica di magazzino, e abbiamo dovuto formare dei veri e propri consulenti logistici al servizio del cliente.

La parte più impegnativa è stata far sì che il personale presente all’interno del suo magazzino avesse delle capacità che vanno ben oltre a quelle che si richiedono ad un magazziniere (e non intendo un facchino generico che si spaccia per magazziniere, ma un magazziniere qualificato e con esperienza).

Doveva diventare in grado di supportarlo, come farebbe un consulente logistico, aiutandolo in alcune SCELTE IMMEDIATE che determinano il successo o il fallimento delle sue iniziative.

Il metodo che abbiamo impiegato sino ad ora, che si basa sull’esperienza accumulata in 34 anni nel settore della logistica, prevede che i nostri professionisti di magazzino siano coordinati e supervisionati da un Responsabile Operativo e da un Tecnico Logistico, che li affiancano e li aiutano nella fase di analisi e nella risoluzione delle problematiche del cliente.

La metodologia di lavoro che ha dato ottimi risultati

I clienti che negli anni hanno scelto di affidarsi a LogisticaZERO hanno apprezzato i benefici di cui ha goduto il loro magazzino (dato che a differenza di quelli delle cooperative generaliste i nostri clienti sono reali puoi leggere le loro opinioni nella sezione TESTIMONIANZE), e alla scadenza del contratto d’appalto tutti hanno voluto proseguire nella collaborazione.

In questo caso però non bastava, non era sufficiente.

La rivoluzione messa in atto dal cliente fa sì che le decisioni vadano prese IN QUELL’ESATTO MOMENTO. Il personale deve relazionarsi istantaneamente con il mercato, non avendo perciò il tempo di contattare il Responsabile Operativo.

Possono consultarlo, ma solamente DOPO aver operato una scelta (è il cliente stesso a chiederlo).

Al cliente inoltre serve un resoconto dettagliato che spieghi e giustifichi OGNI DECISIONE PRESA. Alcune dinamiche in atto all’interno del suo mercato stanno cambiando in modo talmente rapido ed improvviso da far sì che lui non sia in grado di comprenderle appieno, necessitando quindi di un’opera di consulenza.

Questo sfida, che a qualunque cooperativa di facchinaggio o fornitore di personale in outsourcing sarebbe sembrata proibitiva, è stata vinta (esattamente come quella che ho affrontato durante il secondo anno di vita della mia attività e che ti ho raccontato prima).

Ora ogni nostro operatore che lavora nel magazzino del cliente è in grado di relazionarsi con lui e, grazie a degli strumenti informatici evoluti come il software proprietario MinutoProduttività, di informarlo riguardo:

  • ciò che è stato fatto
  • le motivazioni legate ad ogni singola scelta
  • gli interventi consigliati, con l’indicazione del loro costo immediato e dei benefici che porterebbero (in termini di risparmio economico, di risparmio di tempo e di tasso di ottimizzazione)

Il cliente o i suoi collaboratori possono quindi entrare in magazzino e chiedere IN QUALUNQUE MOMENTO e a QUALUNQUE OPERATORE PRESENTE un’analisi dettagliata della situazione.

L’operatore stamperà un report aggiornato in tempo reale contenente:

  • l’elenco di tutte le attività che sono state svolte in magazzino
  • le risposte che sono state date al mercato
  • l’elenco degli interventi che servirebbero per poter lavorare al meglio
  • l’elenco dei punti critici e dei punti di forza del magazzino
  • la quantificazione dei costi che eventuali diseconomie ti stanno causando

 

Funziona senza costi aggiuntivi

Il tutto senza ALCUN COSTO AGGIUNTIVO (il cliente non ha la necessità di pagare un costoso consulente esterno, ma si avvale del personale che sta già lavorando all’interno del suo magazzino).

Inizialmente, quando ho scelto di supportare il cliente in questa nuova fase, ero consapevole del rischio che stavo correndo. Stava rischiando lui, ma stavo rischiando anche io. Nell’accettare una sfida c’è sempre la possibilità che non si riesca a vincerla.

Se l’ho fatto non è stato per la prospettiva di un importante ritorno economico (ti assicuro che non accettarla mi avrebbe risparmiato un sacco di problemi, di complicazioni e mi avrebbe fatto dormire più sereno), ma unicamente per il fatto che mi consentiva di “stressare” e di mettere duramente alla prova il metodo LogisticaZERO, costringendolo ad evolversi.

Grazie a questa prova enormemente impegnativa è aumentata la professionalità dei nostri professionisti di magazzino ed è stato possibile affinare e migliorare strumenti come il software MinutoProduttività (che serve per far circolare le informazioni in maniera rapida).

Questo mi consente di:

  • acquisire un ulteriore vantaggio competitivo rispetto ai miei concorrenti (le cooperative generaliste di tuttofare)
  • offrire GRATUITAMENTE a TUTTI I MIEI CLIENTI un’evoluzione del metodo LogisticaZERO

Lavorando sulle nuove procedure che in un primo tempo erano state pensate per il mio cliente di Modena è stato possibile renderle applicabili a qualunque magazzino.

Scegliendo LogisticaZERO potrai quindi usufruire di strumenti evoluti e di ottimizzazioni superiori a quelle che sono le tue esigenze, ma implementate A COSTO ZERO e solo dopo essere state testate con successo.

Potrai beneficiare di una riunione settimanale (ma potenzialmente potrebbe svolgersi anche ogni giorno) nella quale i nostri preposti (in qualità di referenti della cooperativa) ti metteranno al corrente riguardo ogni aspetto del tuo magazzino (interventi già eseguiti ed interventi consigliati).

Puoi richiedere i dati relativi a QUALUNQUE intervallo di tempo ti interessi (ad esempio gli ultimi 3 mesi).

  • Questa riunione è molto breve e, in meno di 10 minuti (attualmente ne richiede 8), ti consente di avere un quadro completo circa la situazione del tuo magazzino e di sapere tutto quello che è avvenuto nell’ultima settimana.
  • Nel caso tu non possa partecipare verrà caricata sul tuo canale privato e risulterà disponibile in ogni momento.
  • I video di tutte le riunioni vengono archiviati, dandoti modo di poter disporre di uno storico di tutti gli interventi realizzati e delle ottimizzazioni suggerite.

Sarai in grado di intervenire chirurgicamente sulla logistica del tuo magazzino, e in un mercato nel quale i margini di errore si riducono sempre di più ti lascio immaginare quale impatto economico questo possa avere.

Scopri di più su Logistica ZERO contattandoci direttamente senza impegno, ti forniremo tutte le informazioni di cui hai bisogno.

P.S. Il tuo fornitore di personale in outsourcing è davvero affidabile e competente? Scoprilo subito compilando il check up online a questa pagina.

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Lavoro nella logistica dal 1996. Autore del libro "Odissea nella Logistica. Guida pratica per l'imprenditore" . Sapevi che è possibile ridurre i costi logistici in media dal 10 al 18%, entro 3 mesi con alcune azioni precise? E migliorare il servizio per i tuoi clienti. Chiedimi come
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