Logistica di magazzino: come organizzarla [la soluzione ai problemi più grandi]
Se sei capitato su questo articolo, è per migliorare l’efficienza della tua logistica. Ti faccio leggere una lettera che ho trovato qualche giorno e che ti può essere utile a questo scopo.
Non perdere clienti per colpa della logistica
Ho pensato di riportarla anche a te perché potrebbe aiutarti ad evitare di sprecare risorse preziose della tua azienda.
Si tratta di una lettera aperta scritta qualche tempo fa dal Presidente della FIAP, la Federazione Italiana Autotrasportatori Professionali. Al suo interno denunciava ciò che era accaduto ad un autotrasportatore in una località nei pressi di Cesena, dove avrebbe dovuto scaricare della merce all’interno di un magazzino di un noto consorzio che opera nel settore della grande distribuzione.
In sintesi:
• un autocarro aveva regolarmente prenotato lo scarico della merce
• nonostante ciò ha aspettato dalle ore 16 alle ore 8 del giorno successivo
• ma (cosa ancora più incredibile) ha aspettato inutilmente, perché dopo 16 ore di attesa gli è stato comunicato che il magazzino era saturo e che non era quindi in grado di accogliere altra merce!
Il Presidente della FIAP ha posto l’accento sul fatto che chi gestiva il magazzino ha impiegato ben 16 ore per rendersi conto che era pieno, aggiungendo che il suo sfogo è motivato dal fatto che questo è semplicemente uno dei tanti episodi che si verificano di continuo all’interno dei magazzini di logistica, dove a suo dire vengono sistematicamente violate le più basilari norme che dovrebbero regolare le attività della logistica.
Il titolo che ha scelto per la sua denuncia è “Arroganza e disorganizzazione”.
Forse non avrei parlato di arroganza. Ma di disorganizzazione sì.
Il male (quasi) incurabile della logistica: la disorganizzazione
Immagino che tu stia leggendo questo articolo per trovare delle soluzioni e idee per migliorare l’organizzazione del tuo magazzino e della tua logistica. Te le faccio dare direttamente da uno degli esperti a livello nazionale in organizzazione logistica e ottimizzazione di costi legati al magazzino.
Ha risolto problemi logistici e produttivi molto più grandi di quelli che fortunatamente ti troverai mai ad affrontare, per cui ti consiglio di “sfruttarlo” gratis e cliccare sotto per vedere il video (dura 6 minuti, il tempo di una piccola pausa).
La lettera-denuncia che abbiamo visto prima mi ha fatto ripensare alle prime volte in cui imparavo cos’è il lavoro all’interno di un magazzino, perché assistevo spesso ad episodi del genere, rimanendone stupito e parecchio colpito.
Quello che il Presidente della FIAP racconta, cioè del camionista che attende in vano di scaricare della merce per 16 ore, non è un episodio isolato.
E non è sfortuna o “casino” di quello specifico giorno dovuto a un picco di lavoro.
Se dai un occhio ai risultati che ci da Google inserendo le parole chiave “disorganizzazione logistica” infatti di materiale a riguardo ne esce parecchio.
Io ho provato a farlo e sono finito sul blog di una ragazza che all’interno della ditta nella quale lavora ricopre il ruolo di responsabile del magazzino.
Nel suo post Misteri misteriosi – come sopravvivere in un posto di lavoro disorganizzato descrive una realtà lavorativa caratterizzata da:
• mancata comunicazione e collaborazione tra gli addetti alla produzione e la responsabile di magazzino
• svogliatezza e superficialità
• scarsa professionalità
Nella fattispecie racconta di come vada persa in continuazione attrezzatura di lavoro che dovrebbe essere sotto il suo controllo. Questo avviene – secondo le sue parole – perché i tre lavoratori che ogni mattina prelevano gli utensili custoditi nell’armadio che le è stato affidato, non le comunicano mai con precisione che cosa è stato preso.
L’orario di lavoro della responsabile del magazzino, che prevede che inizi a lavorare un’ora più tardi rispetto agli altri tre dipendenti, e la negligenza di questi ultimi nell’annotare in modo corretto che cosa hanno prelevato mentre lei è assente (accampando di volta in volta scuse che vanno dalla mancanza di tempo allo smarrimento della penna) non fa altro che aggravare la situazione.
Un simile scenario determina :
1 un inventario che contiene quantità errate circa il materiale e le attrezzature presenti in magazzino (che sono sempre sovrastimate e che non coincidono mai con quelle reali)
2 il mancato riordino del materiale con le giuste tempistiche
3 rallentamenti e problemi nel processo produttivo
Non rideresti se fosse il tuo magazzino di logistica…
Possiamo aiutarti a risolvere i problemi della tua logistica
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Il post è stato chiaramente scritto con l’intento di risultare ironico (o forse tragicomico), ma non credo che se dietro lo pseudonimo che l’ha firmato riconoscessi una TUA dipendente e sapessi quindi che quello di cui si parla è il TUO magazzino ti strapperebbe un sorriso o una risata, dico bene?
Grandi o piccoli non importa, la trappola è lì pronta per chiunque.
Il fatto che il primo episodio si sia verificato nel contesto della grande distribuzione e che il secondo sia invece avvenuto in un’azienda di piccole dimensioni ti fa capire una cosa: la disorganizzazione può colpire chiunque.
La disorganizzazione può essere presente all’interno dei magazzini di logistica di qualunque azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni.
Per te non è però importante sapere se la disorganizzazione sia più o meno la regola. Quello che PER TE è importante è che la tua azienda sia il più lontano possibile da questi problemi.
Perché?
La disorganizzazione in logistica è un costo
L’azienda produce e vende della merce con l’intento di realizzare un utile che sia il più elevato possibile.
L’utile è dato dai ricavi meno i costi.
E la cosa un po’ meno ovvia è che la disorganizzazione all’interno di un magazzino di logistica è sempre sinonimo di costi, e peggio, spesso difficili da individuare velocemente quando si vedono dei passivi.
Non si vedono ma ci sono… e quello che li sente è il bilancio dell’azienda
Sicuramente, quando è stata creata la logistica della tua azienda:
• È stato individuato il tipo di magazzino di cui l’azienda aveva bisogno
• È stato stabilito il tipo di attività che vi dovevano essere svolte
• Sono stati acquistati i materiali e le attrezzature necessarie
Naturalmente :
• Sai quanto è costato l’acquisto (o quanto costa l’affitto e la gestione) dello stabile che utilizzi come magazzino.
• Sai quanto sono costate le attrezzature che si utilizzano al suo interno.
• E sai quanto vengono pagate le persone che ci lavorano.
Ma non è abbastanza.
Perché anche se quelli in tuo possesso sono dati importanti, non sono sufficienti per quantificare e dare un valore a tutto ciò che avviene all’interno del tuo magazzino.
Come viene gestita la normale operatività di tutti i giorni in questi numeri non rientra. Sono i “numeri intangibili” che non finiscono sulle proiezioni in excel del fatturato, ma che ti tocca sborsare ogni mese.
Alcuni esempi:
- È possibile quantificare quanto incide a livello di costo una contestazione ricevuta da un cliente (perché la merce che gli è arrivata magari era danneggiata) e la cattiva immagine conseguente ?
- O quanto pesa il fatto che un magazziniere non segnala correttamente sui sistemi gestionali un’attività di picking?
Le parole chiave per farti evitare di buttare i tuoi soldi: Organizzazione della logistica e del magazzino
Se l’espressione disorganizzazione in magazzino inserita in un motore di ricerca è in grado di mostrarti un elenco sterminato di situazioni dannose per la tua azienda, e se stai leggendo questo articolo immagino che qualche esempio possa portarlo anche tu allora quello che dobbiamo fare è cercare una formula altrettanto breve ed efficace:
Organizzazione della logistica
Tutti i giorni sento parlare di organizzazione del magazzino e della logistica, ma molto spesso in modo troppo generico e poco concreto.
Essendo la mia esperienza maturata sul campo, direttamente tra le corsie e le scaffalature, con il cicalino dei carrelli in manovra nelle orecchie, tendo sempre ad andare nel concreto.
Quali sono le cose più importanti per un magazzino VERAMENTE organizzato?
Vediamo insieme tutte le cose che ci fanno dire di un magazzino che è ben organizzato e quelle invece da evitare a tutti i costi, perché fanno schizzare alle stelle i costi nascosti e gli sprechi.
Quali sono le cose da evitare per rendere il magazzino organizzato ed efficiente?
• dobbiamo evitare di trovarsi camionisti che aspettano all’infinito fuori dai cancelli per poter scaricare o caricare la merce
• dobbiamo evitare che opera nel magazzino non debba impiegare giorni per capire quanta merce è realmente presente in corsia e quanta risulta solo sulla carta.
O che debba correre dietro agli errori e disattenzioni dei magazzinieri.
• dobbiamo evitare che ci siano magazzinieri svogliati e poco attenti, che causano differenze inventariali (prelevando senza segnare, che sia in cartaceo o con gli strumenti messi loro a disposizione)
• dobbiamo evitare che ci siano dipendenti che non hanno la minima cura del materiale che movimentano e che “tirino a sera”
• dobbiamo evitare, in tutti i modi possibili e con innovazioni costanti, il rischio di merce danneggiata e contestazioni da parte dei clienti finali dell’azienda.
Errare è un umano, e un margine di tolleranza è naturale, ma quando perseverano le brutte figure con i clienti, è decisamente diabolico.
E queste cose mandano fanno diventare la funzione logistica di molte aziende una specie di bolgia infernale.
• E dobbiamo evitare la violazione delle norme vigenti e di correre rischi sulla sicurezza, perché non sono solo un danno umano per chi è coinvolto ed economico per l’azienda, ma un danno produttivo vero e proprio.
Quando vado a quantificarli per un cliente sono numeri che spaventano una volta messi insieme, specie perché le aziende li corrono senza nemmeno esserne consapevoli: tutti i costi occulti legati ad un’organizzazione del magazzino poco ottimizzata sono potenzialmente pericolosissimi.
Infatti se non sai di preciso quanto spendi realmente, rischi di guadagnare molto meno di quanto potresti o, nel caso in cui ti trovi in difficoltà, rischi di tagliare nei settori sbagliati.
Molte volte i commerciali delle aziende perdono clienti perché la logistica è congestionata e poco ottimizzata. E succede spesso.
Come ama dire uno dei migliori responsabili della logistica che ho conosciuto “Un magazzino organizzato è un’azienda che fattura prima.”
L’esperienza mi dice che ha ragione da vendere, infatti
Un magazzino organizzato vuol dire:
- Ottimizzazione dei costi e delle risorse aziendali
- Responsabili della logistica che non impazziscono dietro i problemi di disorganizzazione, ma possono concentrarsi sul servire al meglio le altre funzioni aziendali (produzione e commerciale) e far arrivare COSA SERVE, A CHI SERVE, NEL TEMPO PREVISTO.
- Lavoratori qualificati e motivati
- Completa misurabilità e quantificabilità di costi, produttività e aree di miglioramento
- Percorsi di chi lavora in magazzino razionali, e questo vuol dire decine di km “macinati” in meno dal personale
- Stock preciso e riordino delle scorte corretto
- Pieno rispetto delle norme e della sicurezza sul lavoro. E quindi una produttività serena e pienamente efficiente
Queste sono le cose che fanno dire di un magazzino che è organizzato.
Quanto la tua logistica di magazzino è davvero ottimizzata, o puoi risparmiare e migliorare la tua produttività?
A questo punto ti aspetti che ti dica come risolvere i tuoi problemi specifici nell’organizzazione del tuo magazzino e della tua logistica.
Una sorta di “spiegone” tecnico su come funziona la logistica, cos’è un layout, i punti di riordino, come ottimizzare il picking e come avere una gestione corretta della logistica e del magazzino, diecendoti io da dove partire con queste operazioni.
E parto dall’alto del mio know how insegnandoti giacenza, disponbilità, costi di acquisto, criteri di posizionamento, percorsi di prelievo, la corretta gestione dell’inventario ecc.
E’ l’approccio che usano tutti i consulenti, professori, fornitori di know how, ne trovi a migliaia su internet.
Ma puoi ordinarti un manuale di logistica di Amazon se vuoi queste cose (ne ho scritto uno anch’io, lo trovi qui se proprio vuoi darmi 25€, per cui non è una critica)
Piccolo problema: per te queste cose non servono a niente.
Non devi diventare un consulente di logistica, immagino tu non ne abbia nemmeno il tempo e che quello che ti serve è risolvere NEL CONCRETO i tuoi problemi.
Se vuoi posso spiegarti per ore la teoria su come devi organizzare il magazzino. Me metto la cravatta e su una lavagna disegno flussi logistici. Lo so fare e pago fior di ingegneri che lo fanno per me tutti i giorni.
Ma la tua azienda la conosci tu, non io nè nessun consulente o fenomeno “del webbe”.
Non so cosa fai, non so perchè lo fai, non conosco il tuo mercato. Non conosco i tuoi dipendenti e non so se vai d’accordo e meno con i tuoi soci.
Non so se hai accordi particolari con i tuoi fornitori o conto terzisti. Vuoi fare l’ecommerce l’anno prossimo? Ecco, io non lo so.
Non so se hai piastrelle da 2 lire in magazzino o biomateriali. Non so chi sono i tuoi clienti e quali di questi sono i rompicoglioni e quali i top 20 che ti fanno chiudere col segno + il bilancio ogni anno.
Non se Mario il magazziniere è dalla tua parte o ti sta remando contro. E non se i tuoi commerciali hanno dei momenti di interazione formalizzati con la logistica e con la produzione o tutti i lunedì si mandano a cagare.
Non conosco il tuo programma di produzione e chi lo governa realmente, se il direttore di produzione o il direttore commerciale estero. A proposito, dove vendi le tue merci e perchè le mandi in Asia piuttosto che in Usa? Fai solo nazionale?
Capisci perchè l’approccio “adesso ti spiego” non funziona.
Non è per la mia esperienza l’approccio corretto, perchè la tua azienda è unica e unici i suoi problemi. Io non la conosco come non la conosce nessuno, tranne te e chi ci lavora.
Se cerchi il “santo graal” da un esterno caschi sempre male, fidati.
Se vuoi azzerare PER SEMPRE i problemi del tuo magazzino, l’approccio migliore, e l’ho visto ormai da anni con i miei clienti è questo:
1) La prima cosa che ti consiglio di fare oggi (non domani) è di prenderti qualche minuto.
Da solo.
So che le cose da fare sono migliaia e non sai più dove prendere, e tutti chiamano e sembra che senza di te l’azienda si fermi e finisca il mondo. Credimi, ti capisco molto bene.
Ma dato che nè tu nè io lavoriamo in un pronto soccorso, SO per certo che oggi puoi bloccare 10 minuti, prenderti un buon caffè e chiuderti nel tuo ufficio per ragionare su come è la tua attuale situazione nella logistica e nell’organizzazione del magazzino.
2) So anche che se adesso,pur preso dalla migliore intenzione, prendi un foglio bianco e cominci a pensare dopo qualche minuti la tua mente viaggia su Marte, o meglio molla tutto e torna a pensare a quella testa “di cocco” del magazziniere che ieri ha sbagliato a caricare e ha fatto incazzare il cliente.
Questo succede perchè le domande che ti fai sono solo le tue e quelle che ti fanno le persone nella tua azienda. Non è che arrivo io e ti dico che devi imparare che nella tua azienda ci sono problemi in magazzino. Lo sai meglio di me quali sono, non serve il fenomeno a dirti come gira casa tua.
Il tuo è un punto di vista giusto, ma non è nè “fresco” e ampio. Vedi solo la tua realtà e i tuoi problemi (e prendi dalle tue esperienze pregresse).
Per fare un bel lavoro che dia frutto hai bisogno di domande neutre, esterne e precise. Laser, che vadano a stimolare il tuo ragionamento su alcuni punti. E che lo facciano in pochissimi minuti, meno di 10.
A cui va risposto con la tua situazione specifica. E qui puoi farlo solo tu, nessun altro.
Volevo girarti un link qui da qualche risorsa online ma non stranamente su internet non ci sono. Trovo solo gli “spiegoni tecnici”.
Per questo mi sono messo giù e ho già preparato io per te queste domande, visto che vedo aziende tutti i giorni da ormai più di 10 anni proprio per aiutarle a risolvere questi problemi.
Se ti fai le domande giuste hai più probabilità di prendere le decisioni giuste.
Poi sono le stesse domande che faccio io ai responsabili delle aziende la prima volta che ci conosciamo.
Clicca sul tasto qui in basso e rispondi alle domande guidate. Alla fine hai una fotografia su come impostare il corretto lavoro per risolvere i problemi nel tuo magazzino.
Se hai dubbi o qualcosa non ti è chiaro, mandami pure una mail a luca.giarola@logisticazero.com (o scrivi nella chat che vedi in basso a dx)
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E’ anche una sana occasione per prendersi del tempo per ragionare su come “siamo messi” e non solo correre a testa bassa a risolvere problemi e spegnere incendi.
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