Comunicazioni tracciate: perché per il tuo magazzino sono essenziali
N.B. In questo articolo ti mostrerò perché più all’interno del tuo magazzino di logistica le comunicazioni sono lente e più aumenta il rischio che la tua azienda perda soldi e clienti.
Ti spiegherò inoltre perché, oltre ad essere veloci, le comunicazioni devono anche essere tracciate, e che cosa succede ci si affida ad un approccio di tipo “tradizionale” (tipico delle classiche cooperative di facchinaggio generaliste) per risolvere problemi complessi.
«Ma insomma, possibile che nessuno ne sappia nulla?!»
«Ieri sono stato praticamente tutto il giorno di là… magari provi a chiedere alla segretaria o qualcuno dell’ufficio tecnico»
«Io ieri nemmeno c’ero, mi ero preso un giorno di ferie!»
Per caso ti è mai successo che una lettera che avresti assolutamente dovuto leggere non sia mai arrivata sulla tua scrivania (o che ci sia arrivata con troppo ritardo)?
Che per un’incomprensione o per un’errata valutazione da parte di qualche impiegato una telefonata urgente non ti sia stata passata?
Oppure che un report che conteneva informazioni preziose sia finito disperso chissà dove, inserito per errore in mezzo ad una montagna di altri documenti, con un intero ufficio che di fronte alle tue domande giura di non averlo mai visto?
Queste sono problematiche comuni in molte aziende
Se qualche volta ti è capitato di avere un inconveniente di questo tipo quasi sicuramente la cosa avrà comportato dei problemi, o quanto meno ti avrà causato fastidi e seccature.
Per un’azienda è fondamentale che le comunicazioni siano veloci e precise, che quello che è importante venga separato da ciò che non lo è, e che il processo sia organizzato in modo tale da garantire con assoluta certezza che chi deve ricevere delle informazioni entro una determinata tempistica le riceva.
E questo sia per le comunicazioni “interne” che per quelle “verso l’esterno”, ovvero per quelle dirette ai tuoi clienti.
Ti faccio un esempio di quello che voglio dire parlandoti di un articolo che ho letto proprio oggi. Si intitola “Comunicazione tra aziende e clienti: un gap da colmare”, e contiene i risultati di una ricerca effettuata tra i consumatori.
In pratica spiega che, tra volantini, depliant e mail, le persone ricevono quotidianamente una grande quantità di messaggi pubblicitari (mediamente 59 alla settimana), e che di fronte ad una marea di messaggi fanno molta fatica a distinguere quelli importanti da quelli non importanti.
- Il 25% degli intervistati non ha rispettato la scadenza di un pagamento
- Il 34% non è riuscito a quantificare esattamente il costo di un servizio
- Il 39% non ha approfittato di offerte a cui aveva diritto
Le persone vogliono ricevere informazioni utili e importanti dalle aziende e, quando qualcuno non è in grado di fornirgliele, 6 persone su 10 sono pronte a spendere meno o a interrompere completamente i rapporti con una determinata azienda rivolgendosi alla concorrenza.
Non comunicare nei tempi e nelle forme giuste equivale quindi a mancati guadagni e a clienti persi.
Naturalmente non mi permetterei mai di mettere in discussione le modalità attraverso le quali comunichi con i tuoi clienti, che di certo saranno le più appropriate e le migliori possibili. E lo stesso vale per l’organizzazione interna della tua azienda.
Magari il personale è composto interamente da figure estremamente competenti che svolgono il loro in modo scrupoloso attenendosi sempre alle procedure previste.
Lavorando nella logistica di magazzino dal 1996 so però che la comunicazione non deve essere ottimale solamente tra l’imprenditore e il personale alle sue dirette dipendenze e tra l’azienda e i suoi clienti, ma anche tra l’azienda e il suo fornitore di personale in outsourcing.
È un aspetto al quale molti non prestano la dovuta attenzione, nonostante sia un elemento che può fare la differenza tra te e i tuoi concorrenti, determinando le sorti della tua azienda.
Magari la mia può sembrarti un’affermazione eccessiva ed esagerata. Se mi concedi un minuto del tuo tempo ti mostro perché non lo è.
È successo anche durante l’uragano “Katrina”
Forse ti ricorderai che nel settembre del 2005 gli Stati Uniti furono colpiti da un violentissimo uragano che venne chiamato “Katrina”. È stato uno dei cinque uragani più gravi nella storia degli USA e il più grave in assoluto per quanto riguarda i danni economici causati.
Una delle aziende più colpite fu un’importante compagnia petrolifera che, a causa di quel disastro, perse tutte le proprie attrezzature informatiche. La compagnia petrolifera contattò immediatamente il suo fornitore abituale (HP), chiedendo che venissero sostituiti 1000 PC dotati di una configurazione hardware speciale nel più breve tempo possibile.
HP però rispose solo dopo alcuni giorni, impegnandosi a sostituire i PC che erano stati danneggiati entro Natale. Questo avrebbe significato rimanere per oltre tre mesi senza computer, con un impatto disastroso sulle attività della compagnia.
Venne perciò contattata una società concorrente (Dell), che rispose subito e che, di fronte alla stessa richiesta di 1000 PC con configurazione speciale disse: “Vanno bene lunedì?”.
Sebbene fino a quel momento Dell non fosse mai stata un fornitore preferenziale, dimostrandosi capace di far fronte ad una richiesta urgente non solo ricevette un’ordine per 1000 PC, ma guadagnò un cliente diventando il nuovo fornitore della compagnia petrolifera (puoi leggere i dettagli qui).
Immagina di trovarti in una situazione analoga, e di ricevere da uno dei tuoi principali clienti un grosso ordine che non ti aspettavi.
→ Se nella tua azienda è stato messo in atto un processo di esternalizzazione il tuo fornitore di personale in outsourcing deve essere in grado di gestire questo picco di lavoro imprevisto.
L’organizzazione del lavoro all’interno del tuo magazzino di logistica andrebbe completamente rivista e ripensata, e questo richiede comunicazioni veloci e delle procedure che consentono di rispondere in modo rapido ed efficace ad un problema comparso all’improvviso.
Comunicazioni lente portano a decisioni lente, e nel mercato attuale NESSUNA AZIENDA se lo può permettere.
Tieni presente che questo non riguarda solo i picchi di lavoro imprevisti. Ti faccio altri due esempi.
Se nel tuo magazzino ci sono delle potenziali criticità che mettono a rischio la sicurezza dei lavoratori non segnalarle velocemente (assieme agli interventi necessari per eliminarle) aumenta di molto le possibilità che si verifichino degli infortuni sul lavoro.
Se chi lavora tutti i giorni all’interno del tuo magazzino non ti informa subito del fatto che avvengono degli sprechi (molto difficilmente tu te ne puoi accorgere) la tua azienda si ritroverà a buttare inutilmente migliaia di euro.
«Non è vero che non ti ho informato, avevo lasciato detto alla tua segretaria che…»
«Ti avevo mandato una mail, magari è finita nello spam o qualche tuo impiegato l’ha cancellata per sbaglio»
«Giuro che ho provato a telefonarti, ma non mi ha risposto nessuno…aspetta, ma che numero avete adesso?»
«Ma guarda che io te l’avevo scritta una nota per avvertirti di quel problema e per dirti quello che secondo me bisognava fare… l’ultima volta che sono venuto a controllare i miei facchini l’ho lasciata a quello che saluto sempre dicendogli di dartela… oh, se poi nella tua azienda perdete la roba non è colpa mia!»
«Ok, io capisco te ma tu vedi di capire me… mi dispiace se in magazzino c’è stato un problema, ma anche se mi paghi non puoi chiamarmi di sabato e pretendere che io ti risponda… e comunque è una cosa che non è mai successa prima, non ho una soluzione, me la devi dare almeno una settimana per capire come risolvere»
Ti garantisco che queste frasi non me le sono inventate, lavorando nella logistica da quando facevo le superiori le ho sul serio sentite tutte.
- Potresti perdere uno dei tuoi migliori clienti e regalarlo alla concorrenza a causa dell’impreparazione del tuo fornitore di personale in outsourcing?
- Per evitare di perdere soldi, clienti e di subire costosissimi danni d’immagine puoi affidarti alla speranza che una telefonata non venga “rimbalzata” o che una mail venga inviata all’indirizzo corretto?
- Quale valore aggiunto rappresenta per la tua azienda un fornitore di personale in outsourcing che, nel caso un problema non si verifichi esclusivamente dal lunedì al venerdì in orario da ufficio, è reperibile solamente per una coincidenza fortuita e comunque non ti garantisce di poterlo risolvere SEMPRE in tempi brevi?
Perché le cooperative generaliste non sono in grado di rispondere tempestivamente agli imprevisti
Personalmente mi sono reso conto piuttosto presto che il modo in cui lavoravano (e lavorano tuttora) la maggior parte delle cooperative di facchinaggio generaliste non era adatto ad un mercato come quello attuale.
Gli standard che vengono imposti sono sempre più elevati, e non è più possibile pensare di improvvisare come si faceva una volta (“costiamo poco e siamo semplici facchini, non è che il committente possa pretendere chissà che cosa”).
Un fornitore di personale in outsourcing non può limitarsi a movimentare della merce dicendo “se e quando ci sarà un problema in qualche modo mi arrangerò!”.
Occorre essere specializzati e servono precise metodologie di lavoro (abbinate all’uso di adeguati strumenti tecnologici) che consentano di risolvere problemi DI QUALUNQUE NATURA in modo tempestivo.
In particolare, è necessario che le comunicazioni siano rapide e che tutto quello che accade all’interno del magazzino sia tracciato. Questo semplifica e velocizza il lavoro del fornitore di personale inoutsourcing, e permette al committente che lo paga di capire se sta spendendo bene i propri soldi oppure no.
Devo confessarti che da qualche mese tutto ciò mi è ancora più chiaro.
Mi trovo infatti nella strana situazione in cui con mio un cliente non sto utilizzando completamente il metodo LogisticaZERO, che io ho stesso ho creato per evitare che si verifichi tutto ciò di cui ti ho parlato fino ad ora.
Si tratta di uno dei miei primi clienti, la collaborazione con lui è iniziata prima che mettessi a punto e che testassi tutte le componenti del sistema di lavoro LogisticaZERO, come ad esempio il software proprietario MinutoProduttività.
Recentemente la sua attività ha subito una trasformazione profonda, che potrei tranquillamente definire “traumatica”. Traumatica perché ha richiesto, in tempi strettissimi, una riorganizzazione “dalle fondamenta”.
L’applicazione del metodo LogisticaZERO ci avrebbe consentito di aiutarlo renedere questa fase di transizione da un business vecchio ad uno nuovo “indolore”, ma lui non ha voluto avvalersi degli strumenti che gli abbiamo offerto (nonostante siano stati testati con soddisfazione da altri nostri clienti, come puoi leggere nella pagina TESTIMONIANZE, e nonostante la loro implementazione fosse a COSTO ZERO).
Da un certo punto di vista posso anche capirlo. La nostra collaborazione durava da anni, ed è sempre stato contento di come lavoravamo. Era perciò molto diffidente e riluttante all’idea di modificare qualcosa che aveva sempre funzionato alla perfezione producendo ottimi risultati.
«Luca, non voglio nulla di nuovo, fino ad oggi è sempre andato tutto bene e io qualcosa che va bene non la cambio!»
Così facendo, però, non ha la possibilità di vedere PRECISAMENTE e NEL DETTAGLIO come stanno lavorando i nostri professionisti di magazzino e le sue comunicazioni, essendo ancora basate su sistemi tradizionali quali telefono e mail, sono lente e generano comunicazioni ridondanti.
Questo ha comportato:
- dispersione del lavoro
- costi superflui (sia per me che per lui)
Alla fine le problematiche iniziali sono state quasi completamente risolte, ma non ti nego che questo ha richiesto molti sforzi, e che affidarsi integralmente al metodo LogisticaZERO avrebbe facilitato enormemente il nostro compito.
In tutta sincerità non addosso alcuna responsabilità al mio cliente, ero io che avrei dovuto dirgli di no ponendo termine alla collaborazione per evitare di abbassare i nostri standard.
Il fatto è che oltre all’aspetto lavorativo era nato anche un rapporto di amicizia, e lì per lì per me era difficile farlo.
Comunque in questi mesi anche lui si è accorto, nonostante l’impiego di professionisti di magazzino, delle difficoltà derivanti da un approccio alla logistica di magazzino di tipo “tradizionale”, e si è gradualmente convinto ad adottare per intero il sistema di lavoro LogisticaZERO.
Un sistema di lavoro nato da un’esperienza esclusiva di 34 anni nel settore della logistica di magazzino che prevede:
- L’utilizzo del software proprietario MinutoProduttività, che ti consente di monitorare IN TEMPO REALE la produttività individuale di ogni nostro professionista di magazzino sulla base di parametri oggettivi concordati CON TE
- Comunicazioni veloci tramite il canale MinutoProduttività, grazie al quale è possibile segnalare istantaneamente QUALUNQUE TIPO DI PROBLEMA, ricevendo una risposta ENTRO 5 MINUTI e la soluzione al problema ENTRO 1 ORA
- La tracciatura completa della comunicazione in caso di riunione e la possibilità, da parte del cliente, di inviare un feedback con il quale valutare la risposta ricevuta
Con la tracciatura tutto ti sarà sempre chiaro (non si verificheranno più i “ma io ti avevo detto che… sei tu che non ricordi”), e i notevoli risparmi di tempo conseguenti aumenteranno la produttività (+15% nei primi 3 mesi).
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P.S. Il tuo fornitore di personale in outsourcing è davvero affidabile e competente? Scoprilo subito compilando il check up online a questa pagina.
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