Perché è fondamentale analizzare prima di iniziare [logistica di magazzino]
Ai tempi delle superiori e dell’università mi sono sempre rimaste impresse due massime, una di Socrate, cioè che “una vita senza esame (cioè non misurabile) non è degna di essere vissuta” e un’altra di Sun Tzu (ma che ho trovato molte altre volte, anche in Confucio per esempio) :
“Gli strateghi vittoriosi hanno già trionfato, prima ancora di dare battaglia; i perdenti hanno già dato battaglia, prima ancora di cercare la vittoria”
Forse è per queste frasi che ho sempre avuto come pallino quello di misurare, specialmente la qualità del lavoro e delle performance del personale, oltre che la loro quantità.
Misurare la qualità del servizio
Infatti uno degli elementi distintivi del sistema LogisticaZERO rispetto a quelli adottati dalle classiche cooperative di facchinaggio, è la possibilità concreta di misurare la qualità del servizio che diamo ai nostri clienti e le performance del personale in tempo reale.
Questo avviene attraverso il nostro software proprietario MinutoProduttività e ai nostri sistemi di lavoro interni.
È uno dei motivi per cui riusciamo costantemente a raggiungere gli obiettivi che sono stati concordati con i nostri clienti.
Ma prima ancora di misurare il “durante”, cioè quello che avviene quando iniziamo il lavoro presso uno dei nostri clienti, è FONDAMENTALE conoscere e far conoscere bene all’azienda la sua situazione PRIMA di iniziare il nostro lavoro.
Capire cosa sta succedendo allo stato attuale, cosa può essere migliorato (se ci sono cose da migliorare) e cosa no.
Senza un’analisi preliminare, tutto quello che avviene dopo è lasciato all’improvvisazione e al caso, e direi che in un processo aziendale complesso come una terziarizzazione di una funzione basilare come quella logistica questo è del tutto fuori luogo.
Semplicemente perché significa rischiare di sprecare soldi, non avere la produttività che serve, utilizzare più personale del necessario e rischi di vario genere, sia in termini di sicurezza sul lavoro che con le istituzioni.
L’importanza dell’analisi operativa iniziale
Ecco perché oggi voglio soffermarmi dell’importanza BASILARE per tutto il sistema LogisticaZERO dell’analisi operativa iniziale (la puoi vedere all’interno del nostro sistema di lavoro, ecco il link per vederlo subito)
Per arrivare a capire quanto sia importante ti porto un esempio concreto di cosa significa per un’azienda che la cooperativa che ha scelto non abbia fatto un’analisi come si deve. E di quanti soldi ha buttato per questo motivo.
Mi è capitato di visitare un potenziale cliente la settimana scorsa, che era rimasto incuriosito dal nostro sistema di lavoro.
Stavano già utilizzando una cooperativa di facchinaggio per la gestione di una parte dela loro logistica di magazzino.
Questo cliente dopo poche battute, mi dice che era convinto di stare pagando troppo questa cooperativa e mi ha chiesto un parere.
“La cooperativa che sto utilizzando è cara o no? I miei costi sono ottimizzati o no?.
Però loro sono i numeri 1 (non sono riuscito a capire in base a quale criterio) del settore!”
Per capirci meglio ho voluto vedere da quale situazione iniziale partiva questa cooperativa.
Per cui ingenuamente ho chiesto a questo responsabile di darmi l’analisi preliminare che davo per scontato la cooperativa avesse fatto prima di iniziare il lavoro, ma mi è stato risposto che non avevano fatto nulla, a parte un paio di sopralluoghi e un’offerta economica.
“Beh scusi Giarola, noi gli abbiamo chiesto 10 magazzinieri, e loro ci hanno dato la loro offerta per 10 magazzinieri. Cosa dovevano fare?”
Quindi questa azienda stava pagando questa cooperativa senza nessuna base iniziale di analisi.
Come se un chirurgo cominci un’operazione al cuore senza nessuna analisi preliminare, semplicemente chiedendo al paziente “Scusi, dove ha male?” e inizia ad incidere!
Tra l’altro pensavano di aver bisogno di 10 persone, ma senza sapere quale grado di produttività (se non meri dati quantitiativi) potessero dare o dovessero dare.
Quindi in realtà potevano benissimo fare con 8 persone lo stesso lavoro, ma sarebbe spettato alla cooperativa prima di partire analizzare e dire al cliente come sarebbe stato meglio muoversi, ovviamente concordando con il cliente la strategia.
La cooperativa (dovrebbe almeno) conoscere a menadito la gestione della logistica di magazzino, il cliente conosce a menadito il proprio settore. E insieme costruiscono il risultato da ottenere.
Ma in questo caso nulla di tutto questo. “Ti ho chiesto 10 carrellisti, me ne mandi 10!”
Questo è il mercato del pesce…
Senza una precisa fotografia iniziale è impossibile dare una risposta a questa azienda. Solo ad una prima occhiata era evidente che alcuni processi non erano ottimizzati e stavano spendendo più risorse del necessario.
E questa cooperativa, molto grande, che si spaccia come i “numeri 1” del settore (ti ripeto, non so in base a cosa), NON ha alcuno strumento di misurazione interno e verso il cliente.
Mandano quanti carrellisti e magazzinieri il cliente richieda, un minimo in grado di fare il proprio lavoro e con la formazione che consiste semplicemente in quella richiesta dalla legge, cioè il famoso “corso carrellisti”.
Secondo te, chi si avvale di questi “numeri 1”, sta spendendo tanto o poco?
Risposta : Boh! Come si fa a saperlo. Ma se non si può saperlo, la risposta è sempre troppo. Se non ho una metrica per stabilire la quantità corretta, tutto ciò che spendo è sempre troppo.
(per la cronaca questi numeri 1 li conosco personalmente e pur avendo delle difficoltà interne di gestione enormi, con un’amministrazione elefantiaca e problemi sindacali gravissimi, tanto da mettere a rischio la sopravvivenza della cooperativa e il lavoro dei propri soci lavoratori, credono che misurare la qualità del loro lavoro sia del tutto inutile “tanto il cliente paga poco e non gli interessa nulla della qualità”, parole testuali dette a me dal loro responsabile.
Hanno appalti a tariffe salatissime, ma per i loro buchi di gestione il cliente pagherà “sempre poco”)
Perché l’analisi operativa è così importante?
Prima di tutto è fondamentale capire lo scenario che ci si presenta davanti prima di partire con il nostro lavoro.
Secondo è importante capire come sta avvenendo allo stato la gestione del magazzino di logistica.
Sia che si parta da una situazione di personale dipendente, sia che invece si abbia già terziarizzato a qualche cooperativa o fornitore, è fondamentale capire come allo stato attuale vengono gestite le operazioni
In LogisticaZERO, la nostra esperienza di 34 anni nel settore della logistica di magazzino ci ha mostrato che un’Analisi Operativa che funziona ha bisogno di queste analisi:
· In fase preliminare viene fatta una consulenza iniziale da un tecnico (con competenze specifiche logistiche), per capire in maniera preliminare se l’azienda ha un beneficio e di quale portata dalla nostra analisi;
senza analisi iniziale non inizieremo mai a lavorare, a nessuna condizione perché andremo alla cieca e il risultato è dettato dalle circostanze, quando non proprio dal caso. Anche con tutta la professionalità, la tecnologia e l’impegno del mondo.
Ottieni subito questa analisi (ecco come)
Questa analisi la puoi ottenere anche tu subito e in modo totalmente gratuito [grazie al nostro check up]. Così senza nemmeno scomodarti dal tuo ufficio e nel tempo di un caffé puoi già capire cosa e come puoi ottimizzare nella tua logistica di magazzino. E ricevere la risposta direttamente da un nostro esperto.
Inoltre è fondamentale capire come è consigliato muoversi all’interno dell’azienda e quali sono le sue aspettative. Un’azienda molto collaborativa, che ci mette nelle condizioni di fare al nostro meglio l’analisi operativa, avrà delle indicazioni di valore molto superiore ad un’azienda che invece si dimostra non collaborativa.
Cosa avviene e cosa si valuta durante l’analisi
· Quali sono le attività che vengono fatte? Come vengono fatte? Quali sono i flussi di informazione all’interno dell’azienda (limitatamente al settore specifico della logistica)? Quali tecnologie e strumenti stanno utilizzando gli operatori?
· Si vede in questa fase quale personale è coinvolto nelle attività e quale grado di formazione specifica ha. Ad esempio, del personale che non ha una formazione periodica specifica e non ha momenti di crescita e confrontoha una resa produttiva almeno del 15% più bassa rispetto ad un professionista di magazzino adeguatamente formato e che ha chiari gli obiettivi dell’azienda e i propri
· Si guardano le risorse in termini economici impiegate allo stato attuale: es personale dipendente ha un costo determinato dal ccnl applicato dall’azienda in base al settore merceologico dove opera. Questo costo va moltiplicato per quelli che sono i fattori che aumentano o diminuiscono la sua resa (es scarsa motivazione=calo di resa x% rispetto ad un’alta motivazione, mancanza di misurazioni di performance specifiche= calo di resa del x% ecc.)
· Viene analizzata la stagionalità dell’azienda, i picchi di lavoro ricorrenti e quelli straordinari, in modo da cercare di calendalizzare anche l’imprevisto e vedere le potenziali aree critiche
· Si valutano i tempi per attività (specifiche nella logistica di magazzino). Ogni attività svolta all’interno della funzione logistica, viene tracciata e analizzata. Ci sono possibili margini di ottimizzazione o c’è la possibilità, migliorando i processi di lavoro, di una maggior qualità? Ci sono situazioni di difficoltà o colli di bottiglia? Come possono essere risolti? L’operatore ne è a conoscenza o non è interessato ad una eventuale risoluzione di queste situazioni?
· Si valuta il costo dell’operatore impiegato nella specifica operazione. Viene tenuto conto del ccnl di riferimento, delle varie specifiche e della complessità della funzione. E se svolta da personale esterno viene valutato il costo REALE della persona, senza “trucchi di magia” del fornitore che giustifichino tariffe basse in modo esagerato, permettendo così all’azienda di capire se sta rischiando problemi in caso di controllo delle istituzioni
· Viene analizzata la sicurezza sul luogo di lavoro, analizzando i punti critici e le modalità/tempi per risolverli
· Vengono analizzate le aree critiche per l’azienda in caso di controllo, in modo da segnalare le situazioni di allarme e permettere all’azienda di intervenire con il fornitore o cambiarlo se non da le risposte adeguate
· Vengono forniti scenari e tempistiche con possibili risoluzioni, in modo da far vedere all’azienda la situazione “nel futuro”, in modo da poter “toccare con mano” quanto prospettato e poter decidere in modo consapevole
· Vengono analizzate e segnate tutte le difficoltà che possono emergere nel progetto per il nostro ambito specifico e quelle negli ambiti vicini, e i modi e i tempi che sono richiesti per risolverli
Cosa facciamo con questi dati?
Tutti i dati raccolti vengono poi analizzati in sede LogisticaZERO, anche con l’apporto di un Responsabile Logistica esterno se ci sono situazioni particolarmente complesse e del nostro tecnico del lavoro per tutte quelle situazioni che riguardano la contrattualistica e normativa e dei nostri consulenti alla sicurezza per eventuali criticità relative.
Se i nostri tecnici ravvisano che serva il consulto di questi esperti il cliente ha a disposizione queste indicazioni in modo del tutto gratuito perché sono situazioni comprese nella nostra analisi iniziale.
Finito il lavoro di raccolta e di analisi, il tutto viene elaborato del nostro software proprietario MinutoProduttività, che processa i dati e crea il Report finale per il cliente.
Il tempo medio che serve per questa analisi va da pochi giorni a 2 mesi. Dipende dalle dimensioni dell’azienda e dalla complessità della sua funzione logistica.
Si passano alcuni giorni (in media tra i 2 i 5) in azienda in prima battuta, seguiti da possibili altre giornate di approfondimento sempre in azienda se emergono fattori di complessità. Il tempo rimanente viene impiegato nello studio dei dati.
LA NORMALE OPERATIVITA’ DELL’AZIENDA CHE VIENE ANALIZZATA NON VIENE RALLENTATA IN NESSUN MODO
Sappiamo per primi quanto è importante non bloccare la normale produttività con inutili procedure burocratiche, ed è per questo che abbiamo studiato le fasi di analisi in modo da non impattare o disturbare in nessun modo la normale operatività.
Come vedi il processo è complesso ma ben definito e segue uno standard di lavoro che ci consente di condividere con il cliente una strategia molto chiara, compresi tutti gli aspetti di potenziale criticità.
Non è un semplice sopralluogo
Come noti, è una cosa molto diversa dal “sopralluogo” che fanno solitamente le cooperative di facchinaggio, seguito a tempo record dal “preventivo” prestampato con una bella tariffa oraria che viene barrata in trattativa e portata al ribasso.
Così come è un modo di lavorare molto diverso dalle analisi che ho visto fare da alcune cooperative strutturate, cioè pagine e pagine di powerpoint con grafici vari e tabelle.
Molto spesso, avendo “il dente” abituato ai numeri della logistica, quando qualche cliente mi fa vedere analisi di questo tipo rimango un attimo perplesso, perché tre quarti di queste analisi sono veramente precompilate e prestampate.
Molte pagine sono pezzi copia incollati che non hanno alcun valore, mentre le parti interessanti per l’azienda sono relegate in fondo e riguardano principalmente le modalità in cui il fornitore erogherà il servizio e le tariffe applicate.
Così come l’analisi iniziale che viene fatta da LogisticaZERO prima di iniziare la collaborazione è molto diversa dalle consulenze fatte da ingegneri logistici esperti in ottimizzazioni o lean production.
Non perché queste non siano valide, anzi, io stesso mi rivolgo ad alcuni esperti del settore quando ho bisogno di entrare nel dettaglio e io stesso sono formato anche in questo senso.
Ma vanno “concretizzate”.
Mi spiego meglio:
queste analisi devono essere, ma te lo può confermare uno stesso consulente logistico, portate nel “mondo reale” di chi tutti i giorni movimenta le merci in magazzino.
Devi capire quali sono le reali difficoltà di formare il personale a nuovi metodi di lavoro e procedure e quale grado di implementazione o di attrito ha un miglioraramento esempio di tipo kaizen, come farai a misurarlo, ecc.
E in quali aree un processo di terziarizzazione può incontrare delle difficoltà o dove andrà più spedito, in modo da non dover “sbatterci la faccia” quando si passa alla pratica.
Perché se non riesci ad applicare poi nella realtà pratica queste consulenze, la tua azienda si ritroverà un bel fascicoletto in un armadio che è costato qualche decina di migliaia di euro, senza alcun valore pratico.
Se posso consigliarti un test che puoi fare per capire se l’analisi ha un valore per la tua azienda o meno è questo:
“Scegliendo un altro fornitore/cooperativa di facchinaggio al posto di questi che mi hanno fatto l’analisi, ne avrei un beneficio? L’analisi mi sarebbe utile anche senza avvalermi di loro o sono solo pagine “vuote” e preventivi al ribasso?
Questa cosa discrimina il valore o meno dell’analisi, tenendo sempre a mente che la stragrande maggioranza delle cooperative di facchinaggio non fa proprio nulla a parte un semplice preventivo (come possono lavorare bene se partono subito in “quarta”, senza arte né parte?).
Così succede molto spesso, specie nelle aziende che credono di tagliare i costi e “tenere per il collo” la cooperativa, di pagare sempre più del necessario per personale meno professionale del necessario, generando sprechi, diseconomie e rischi molto gravi di sanzioni e sicurezza sul lavoro.
Ti ho solo accennato a cosa intendo per Analisi Operativa e perché è fondamentale nel sistema LogisticaZERO.
Se vuoi provare al volo quello che ti sto dicendo, senza alcun impegno che non sia dedicarmi 10 minuti, compila il [Check Up che trovi a questa pagina]
Ovviamente non è un’analisi operativa completa, ma puoi già cominciare a capire quali informazioni servano per impostare un lavoro corretto da parte di una di queste cooperative di facchinaggio. E tra l’altro puoi avere in pochi minuti utili indicazioni sullo stato delle tua logistica di magazzino e risparmiare qualche migliaio di euro l’anno, con alcuni accorgimenti che saremo felici di condiverti!
Senza alcun costo o impegno!
Non male vero?
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